报销科目定义和管理

SmartERP 的报销功能,不仅仅局限于管理费用的管控,还涉及到所有需要进行成本管控的领域,比如生产成本、主营业务成本等,也包括报销关联特定的客户和订单,准确核算客户和订单成本细节,准确分析客户价值,避免出现收入为大的粗放式结论。

在进行报销管理前,首先需要定义报销科目。进入 “财务” -> “报销科目” -> "添加",可以批量报销科目:

  • “会计科目” - 报销项目进行会计处理时,会进入的实际会计科目。多个“分组”可以共用同一个会计科目。
  • “分组” - 报销子项目的分组名称,比如添加“办公费用”,可以包含“办公用品”,“水电费”等项目,叫法可以五花八门,专业的术语可以叫二级科目。为了避免用户选择的便利性,也考虑程序界面的合适操作,分组最好不要多于八个。如果不需要进行细节管理,比如会计科目选择“管理费用”,项目包括“办公费”、“差旅费”等,分组可以取名“管理费用”,分组和会计科目可以同名
  • 在下面的表格中添加报销项目,“最小值”、“最大值”定义每一笔报销的金额最小值和最大值;勾选“提供细节”,表示需要提供发票号。如果已经添加了报销记录,又需要停用该项目,需要勾选“标记删除”。

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在连锁管理下,如果总公司已经定义了完善的报销科目,点击“同步母公司配置”,子公司可以直接拷贝总公司设置。简单快速配置报销科目。

添加好报销科目后,每一笔报销的责任人,自行登录系统(不建议由专人统一登记,应该秉承谁登记谁负责的原则进行管理),进入 “个人” -> “费用报销” -> “登记报销”,每一笔报销,都有一个目标对象,选择“客户”表示跟客户和订单相关的报销;选择“供应商”表示跟供应商和采购相关的报销;选择“公司”表示公司相关的费用。同时只能选择一个对象,以示区分和将来统计。“作者”默认为当前用户,如果是代行登记,请选择责任人用户。选择“采购”,可以归纳多笔报销到一笔采购下,用于统计公司一个跨部门、跨领域的项目成本。如果公司实施了位置考勤,来往公司、客户和供应商需要进行位置签到,来到客户办公地点,记录一次办公地点GPS数据后,以后每次来时签到,离开时签出,则可以准确了解这一部分差旅费的客户和供应商依据,可以通过“行程费用”进行快捷登记。

在右侧点击“添加”,会按照定义报销科目时定义显示多个分组(过多的分组会导致界面很难操作,所以建议少于8个),可以勾选多个项目"提交"返回。返回后修改“备注”,设置“发生日期”和金额,公司可以要求对大额金额报销提供“发票号”,如果需要细化到特定的订单和采购,在“订单项目”,“采购项目”下选择当前正在执行的项目。公司在审核费用时,应该严格检查匹配。而且,从项目实施经验来分析,费用报销应该设定一个最后期限,在实际费用发生后,除不可抗力,应该在3个工作内把数据添加汇报给公司。

概况报销流程,就是发生报销事项后,责任人尽快登录系统(也可以通过手机移动版本操作)提交发票费用细节,首先部门经理授权(可同时进行),部门授权后,提交发票给财务部门,财务部门审核发票后授权,交公司领导授权,公司领导授权后,在系统操作付款,支付对等金额完成报销。